officeKey im Unternehmen

Allgemein
Es gibt eine Vielzahl von branchenübergreifenden Einsatzgebieten für den digitalen, sicheren Versand von wichtigen Unterlagen: Personalverwaltung, Lohndaten, Buchhaltung oder neue Projekte mit Wertschöpfungscharakter » weiterlesen
Anwälte & Notare
Als Anwalt und/oder Notar betreuen Sie mit Ihrer Kanzlei viele Mandate. Neben einer inhaltlich und chronologisch korrekt geführten Aktenablage, sind Sie zwingend auf ... » weiterlesen
Bauwesen
Als Generalunternehmer, Architekt oder Fachbetrieb im Bauwesen erstellen Sie für Ihre Kunden Pläne, schlüsselfertige Gebäude oder Bauträgermaßnahmen ... » weiterlesen

Eine Branchenlösung für Steuerberater

officeKey ist die ideale Ergänzung Ihrer Kanzlei-Software
Als Steuerberater erbringen Sie für Ihre Mandanten spezielle, hochwertige Dienstleistungen. Dafür ist es notwendig dass Sie jederzeit einen tiefen und umfassenden Einblick in sensible Daten und wirtschaftliche Kennzahlen erhalten. Genau aus diesem Grund ist das Zusammenspiel zwischen Berater und Mandant von einem besonderen Vertrauen und damit einhergehend durch spezielle sicherheitsrelevante Anforderungen geprägt.


Die dabei zwangsläufig zu verarbeiteten Daten wandern elektronisch durch unzählige Hände, die der Berater, des betreuenden Bürosachbearbeiters, des Unternehmensberaters und Banken, die der Finanzbehörden, sowie des Mandanten selbst. Ein nicht zu kontrollierender Kreislauf, bei dem die Verantwortung hinsichtlich des Umgangs mit sensiblen Dokumenten von Ihnen zwar erwartet, aber in der Praxis mangels umsetzbarer Mechanismen nicht sichergestellt werden kann.


Die bisher komplexe Einrichtung von Public Key Verfahren, der Austausch von Schlüsselmaterial und die individuelle Einrichtung pro Mandant überfordert sowohl die Kanzlei als auch den Mandanten. Wie beim Versand von Postkarten sind die Daten ungeschützt und durch jede Person lesbar, die in der Lage ist die Daten abzufangen, einzusehen oder schlicht umzulenken.


Die officeKey-Software schließt diese Lücke wirkungsvoll, indem sie sich an Ihre bewährte Arbeitsumgebung andockt und ohne großen Installationsaufwand dafür sorgt, dass Sie den Dokumentenaustausch zwischen Kanzlei, Mandant und berechtigten Dritten wirkungsvoll sichern. Die Diskretion, für die Ihr Haus im persönlichen Umgang mit Mandanten bekannt ist, können Sie nunmehr auch auf die elektronische Kommunikation übertragen, und damit nachweisen, dass Ihre Kunden auch auf diesem Gebiet bei Ihnen bestmöglich aufgehoben sind.



Ein Fallbeispiel
Als Steuerberater nutzen Sie zur Verarbeitung von steuerrelevanten Daten DATEV-Programme, Addison oder CS-Plus, zur Kommunikation verwenden Sie z.B. Outlook.


In unserem Beispiel beschäftigten Sie 17 Sachbearbeiter, die wiederum für jeweils 20 Mandanten Buchführungsaufgaben erledigen. Die Kanzlei wird von drei Partnern geführt, die in regelmäßigen Terminen persönlichen Kontakt zu den Mandanten pflegen.


Um Ihrer Verantwortung in Hinblick auf sicheren elektronischen Dokumentenaustausch gerecht zu werden, etablieren Sie zunächst kanzleiweit die Möglichkeit Dokumente programmübergreifend verschlüsseln zu können. Hierzu implementieren Sie die officeKey® cyproBox in Ihr bestehendes Netzwerk und sorgen dafür, dass alle Sachbearbeiter die erforderliche Software nach der Anmeldung aufrufen können.


Im nächsten Schritt erstellen Sie Vertrauensgruppen, die es Mitarbeitern ermöglichen Dokumente mit freigeschalteten Personen verschlüsselt auszutauschen. Mit Ihren Partnern bilden Sie z. B. die Vertrauensgruppe “Geschäftsführung”, leitende Mitarbeiter können wahlweise zusätzlich adressiert werden. Ihre Mitarbeiter wiederum tauschen sich mit Mandanten, externen Partnern wie z. B. Bankangestellten oder Dienstleistern aus und bilden verschiedene Vertrauensgruppen. Jeder Sachbearbeiter bildet eine Vertrauensgruppe “Mandanten”, die alle Kontakte enthält, für welche der Mitarbeiter verantwortlich ist.


Als Partner sind Sie viel unterwegs. Auswärtstermine bei Mandanten, Fortbildungen oder Beratungstermine in den Betrieben vor Ort erfordern eine flexible, jederzeit einsetzbare Lösung, um verschlüsselte Dokumente öffnen und gesichert versenden zu können. Dies gilt auch für Ihren Arbeitsplatz zu Hause, da Sie oftmals nach Feierabend noch wichtige E-Mails bearbeiten oder Entscheidungen treffen, die Ihre Mitarbeiter früh am nächsten Tag benötigen. Deshalb entscheiden Sie sich persönlich für den imuniQe-Key. Er versetzt Sie in die Lage, verschlüsselte Dokumente mobil auf Ihrem Smartphone oder Tablet zu bearbeiten, oder hierfür jeden anderen denkbaren PC zu nutzen.


Ihre Mitarbeiterin Frau Muster, die unter anderem für die Muster AG Buchführungsaufgaben erledigt, sendet wichtige Strategiepapiere der Muster AG verschlüsselt an Sie und stellt damit sicher, dass ausschließlich Sie in der Lage sind, die Dokumente zu öffnen.


Sie möchten unterwegs den verschlüsselten Anhang zu öffnen. Die officeKey- App fordert Sie auf, den imuniQe-Key in den Micro-USB Steckplatz des Smartphones zu stecken. Nach Eingabe einer PIN öffnet sich der Anhang, sodass Sie die Unterlagen im Vorfeld sichten und bewerten können.


Dabei fällt Ihnen auf, dass die aktuelle Bilanz des Unternehmens stark von den BWA-Werten der Vormonate abweicht. Ihr Mandant, der Juniorchef der Muster AG, hat von Ihnen bei der letzten Jahresabschluss-Besprechung ebenfalls einen imuniQe-Key von Ihnen erhalten. Sie hatten vereinbart, dass sensible Dokumente zukünftig nur noch verschlüsselt ausgetauscht werden sollen. Sie können eine Nachricht verfassen und das Dokument auswählen, Ihren Mandanten und auch Frau Muster als berechtigte Empfänger auswählen und alle Informationen verschlüsseln. Den gesicherten Container können Sie einfach per E-Mail versenden.


Frau Muster ist informiert, die Muster AG erhält ebenfalls die verschlüsselte E-Mail. Ihr Mandant, dessen Postfach von seiner Sekretärin vorsortiert wird, kann sich darauf verlassen, dass die sensiblen Kennzahlen nur durch Ihn geöffnet werden können. Er kann die verschlüsselten Anlagen der E-Mail einfach öffnen und mit den Informationen arbeiten.